广州市汉达社会工作服务中心每月将推出一期工具分享,本月将跟大家聊聊“项目干系人管理”这话题。

 

什么是项目干系人呢?

 

项目干系人是指积极参与项目、或其行为能影响项目的计划与实施、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织。简单而言,项目干系人是影响项目或者受项目影响的人,它还有另外一个大家不觉得陌生的名字——“利益相关方”。

案例说明

如社区居委会为了中小学生的课后安全,特购买社工服务开展 “430”课堂。那么“430”课堂这个项目的项目干系人是?简单分析可知,项目的干系人主要包括服务对象-社区的中小学生购买方-社区居委会,除此之外,项目的干系人还可能包括中小学生的家长开展课堂的志愿者等。

 

为什么需要管理项目干系人呢?

 

每个项目都有干系人,他们会根据项目带给他们的积极或消极影响,对项目施加积极或消极影响。有些干系人影响项目的能力有限,而有些干系人可能对项目及其期望结果有重大影响。项目负责人需要正确识别并合理管理干系人,才能更好地将阻碍项目的因素减少,推动项目的进展,使项目达到更高的成效。

 

该如何管理项目干系人?

 

干系人分析管理的步骤主要为四步,分为识别干系人规划干系人管理管理干系人参与控制干系人参与

 

第一步,识别干系人,是指识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织,以及被项目决策、活动或结果所影响的个人、群体或组织,并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益、参与度、相互依赖、影响力及对项目成功的潜在影响。

 

我们在初步设计项目时,需要初步识别项目核心干系人,了解项目干系人的参与角色、期望等相关信息后,我们可形成了干系人登记册。

 

干系人登记册举例:

基本信息

干系人1

干系人2

所在组织

   

所在组织的职位

   

在项目中的角色

   

对项目的期望

   

其他信息

   

 

如上所提到的“430”课堂项目,在项目的设计过程中,我们了解到项目的核心干系人主要包括社区的中小学生、社区居委会,除此之外,如果在设计项目中,设置的环节需要大量的大学生志愿者协助,那么大学生志愿者便成为了项目的核心干系人。我们可通过与核心干系人面对面交谈等方式收集和了解干系人相关信息,并将其填在干系人登记册上。

 

如:X社区“430”课堂项目干系人登记册

基本信息

社区中小学生

李小姐

S大学志愿者协会

…….

所在组织

社区中小学

X社区居委会

S大学志愿者协会

 

所在组织的职位

学生

社区主任

/

 

在项目中的角色

服务对象

购买方

资源协助方

 

对项目的期望

希望项目开展的活动有趣、好玩。

希望项目能为社区中小学生提供课后辅导作业的场所,保护中小学生的课后安全。

希望项目能够与协会的大学生自身兴趣、长处相结合,提供更多的实践机会。

 

其他信息

70%学生放学后都没有家长接送

对项目有较强的决定权

大学生周一、周二以及周五当天下午都不需要上课。

 

……

       

 

第二步,规划干系人管理是指基于对干系人需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。

 

在初步识别项目核心干系人后,我们可分析项目干系人与项目之间能相互带来的收益、干系人对项目的影响程度以及干系人的重要性等。

 

如:X社区“430”课堂项目干系人登记册

基本信息

社区中小学生

李小姐

S大学志愿者协会

…….

所在组织

社区中小学

X社区居委会

S大学志愿者协会

 

所在组织的职位

学生

社区主任

/

 

在项目中的角色

服务对象

购买方

协助方

 

对项目的期望

希望项目开展的活动有趣、好玩。

希望项目能为社区中小学生提供课后辅导作业的地方,保护中小学生的安全。

希望项目能够与协会的大学生自身兴趣、长处相结合,提供更多的实践机会。

 

其他信息

70%学生放学后都没有家长接送

对项目有较强的决定权

大学生周一、周二以及周五当天下午都不需要上课。

 

为项目带来的收益

决定项目的开展

能为项目链接社区内中小学,与区内中小学相互联系。

为中小学生提供兴趣教学班,亦可辅导中小学生写作业等。

 

项目为其带来的收益

保障其课后安全,为其提供兴趣方面等活动。

项目与自身绩效挂钩。

能提供社会实践的机会,并为其提供相应的实践证明。

 

对项目的影响程度

影响非常大

影响居中

影响较大

 

对项目的重要性

非常重要

非常重要

较为重要

 

……

       

 

在项目干系人登记册中

“为项目带来的收益”主要是指项目干系人能为项目带来怎样的收益或资源等;

 

项目为其带来的收益主要是指项目的成败能为干系人带来怎样的收益等;

 

“对项目的影响程度”一般会分为几个维度,如:“影响非常大”、“影响较大”,区分各干系人对项目的所产生的影响,但需要注意的是,影响还需要区分为推动作用和阻碍作用,如上述X社区“430”课堂的项目中,社区居委会的李小姐作为项目的购买方对项目来说是非常重要的,能为项目链接社区内的中小学资源,对项目产生一定的推动影响。

 

那么我们应该如何制定社区居委会李小姐的管理策略呢?,在这里我们可以通过不同的模型进行简单分析,如:影响/能力方格模型权力/利益方格模型等。

 

影响/能力方格模型,根据干系人影响项目的程度及改变项目计划或执行能力进行分类。

 

例如:社区居委会的李小姐,对项目的影响程度居中,但作为项目的购买方对项目改变具备较强的能力;而服务对象,对项目的影响程度非常大,但对项目进行改变的能力方面较弱。那我们可根据上述的情况将干系人填在影响/能力方格中。

 

 影响/能力方格模型

针对低影响强能力的社区居委会李小姐,我们可以通过高级汇报,如:定期的月度总结、季度总结等方式,让其了解项目的大概情况,获取相应的支持。而低影响弱能力的服务对象,我们将采取的管理策略为与服务对象密切联系,赋予其能力;而对于强影响与强能力的S大学志愿者协会,我们可以采取重点关注,密切联系的管理策略。那最终的所呈现的干系人登记册就是如下所示:

 

如:X社区“430”课堂项目干系人登记册

基本信息

社区中小学生

李小姐

S大学志愿者协会

…….

所在组织

社区中小学

X社区居委会

S大学志愿者协会

 

所在组织的职位

学生

社区主任

/

 

在项目中的角色

服务对象

购买方

协助方

 

对项目的期望

希望项目开展的活动有趣、好玩

希望项目能为社区中小学生提供课后辅导作业的地方,保护中小学生的安全

希望项目能够与协会的大学生自身兴趣、长处相结合,提供更多的实践机会

 

其他信息

70%学生放学后都没有家长接送

对项目有较强的决定权

大学生周一、周二以及周五当天下午都不需要上课

 

为项目带来的收益

决定项目的开展

能为项目链接社区内中小学,与区内中小学相互联系

为中小学生提供兴趣教学班,亦可教中小学生写作业等

 

项目为其带来的收益

保障其课后安全,为其提供兴趣方面等活动

项目与自身绩效挂钩

能提供社会实践的机会,并为其提供相应的实践证明

 

对项目的影响程度

影响非常大

影响居中

影响较大

 

对项目的重要性

非常重要

非常重要

较为重要

 

……

 

……

……

 

干系人管理策略

密切联系,赋予能力

高级汇报,获得支持

重点关注,密切联系

 

 

除了影响/能力方格模型外,还可以采用权力/利益方格模型,根据干系人的职权大小及关注项目对其利益进行分类。那么上述“430”课堂项目的干系人可进行以下分类:

 

  权力/利益方格模型

第三步,管理干系人参与,是指在整个项目的生命周期中,与干系人进行沟通和协作,以满足其需要与期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。

 

管理干系人参与主要包括以下的活动:

 

1.调动干系人适时参与项目;

 

2.通过协商和沟通,管理干系人的期望,确保实现项目目标。如上述的“430”课堂项目,服务对象的家长作为项目其中的干系人可能会对项目提出更多的期望,如负责学生们的晚餐等,这时候,我们就需要跟各位干系人沟通项目的目标。

 

3.尽早预测与讨论干系人在未来可能提出的问题,以便评估项目的相关风险。如上述的“430”课堂项目中,S大学志愿者协会在日后参与项目的过程中可能会面临课后时间减少等情况从而影响项目,这也是需要项目方定期与干系人沟通了解。

 

4.澄清和解决已识别出的问题。

 

第四步,控制干系人参与,是指全面监督项目干系人之间的关系,调整策略和计划,以调动干系人参与的过程。其主要的作用是,随着项目的进展和环境变化,维持并提升干系人参与活动的效率和效果。项目方可通过定期沟通,及时了解干系人的期望和状态,及时修正应对的策略和战术。

 

如何进行项目干系人管理呢?

 

1.识别项目干系人,需先识别核心干系人,在后续的工作需要不断更新干系人

在最初设计项目的阶段,我们需要根据最初的项目方案,识别出核心干系人。如在设计“430”课堂项目时,大学生志愿者组织是项目核心干系人。但我们在后续的工作,发现大学生志愿者协会极少参与我们的项目,反而发掘了一批社区的“yong old”长者作为项目的兴趣指导老师。那么项目的干系人增加了社区“yong old”长者们了,便需要更新干系人登记册中的相关信息了。

 

2.在识别干系人时,需注重多方参与

有部分项目在识别干系人时,还会收集项目干系人对项目的兴趣,以便进行兴趣/权力方格模型分类。在分类时,项目人员将干系人区分为服务对象、机构总干事等。而在进行兴趣/权力方格模型分析时,会得出下方结果:

 

兴趣/权力方格模型

而在上述图表中,项目人员将“项目总干事”放在了高权力低兴趣的位置,以表示机构总干事在决定项目执行方面具备较高的权力但对项目的兴趣较低。那么疑问来了,为什么机构的总干事具备较高的权力,但对项目不感兴趣却还会承接该项目呢?那机构总干事是真的不感兴趣吗?这时,就需要提醒大家,在做项目干系人识别时,需要注意多方参与,在与项目干系人充分的沟通后,才能更好地把握干系人对项目的期望等相关信息。

 

今天的项目干系人管理知识分享就到这了,下期再会~。

 

参考书籍:《项目管理知识体系指南(PMBOK®指南)(第5版)》